El área de caja es el punto donde se cobra. Ahí se reciben los pagos, se dan los vueltos, se entrega el comprobante y se guarda el dinero del turno. En un restaurante de mostrador, además, es donde se toma el pedido.
Parece lo más simple del local, y por eso se arma con lo que sobra: una mesa al lado de la puerta, una calculadora y una caja de zapatos para el efectivo. Funciona hasta que el local se llena.
Este post va de dónde ponerla, qué necesita y qué hace quien cobra. Cómo controlar el dinero que pasa por ahí lo explicamos en cómo controlar la caja en un restaurante.
Dónde ubicar la caja
No hay una ubicación perfecta para todos los locales, pero sí cuatro reglas:
- Cerca de la salida. El cliente pasa por la caja antes de irse. Si la caja está al fondo, es más fácil que alguien se vaya sin pagar, y más incómodo para el que sí quiere pagar.
- Con vista al salón. Quien cobra tiene que ver qué mesas están por pedir la cuenta y quién entra.
- Fuera del camino de los mozos. Si la caja está en el paso entre la cocina y el salón, cada cobro choca con un plato que sale.
- Con el dinero fuera del alcance. El cajón no se ve ni se alcanza desde el lado del cliente.
Si atiendes en mostrador, la caja es además el lugar donde se forma la fila. Deja espacio para que la fila no tape la puerta ni la mesa más cercana.
Mesa o mostrador: dos cajas distintas
Cómo se organiza la caja depende de cómo atiendes.
Si atiendes en mesa:
- El pedido lo toma el mozo en la mesa, no la caja.
- La caja recibe la cuenta, cobra y entrega el comprobante.
- O el mozo cobra en la mesa, y la caja solo recibe el dinero y lo registra.
- El cuello de botella es el final: todas las mesas piden la cuenta a la vez.
Si atiendes en mostrador:
- La caja toma el pedido, cobra y lo manda a la cocina, todo en el mismo momento.
- El cuello de botella es la fila. Cada segundo que tarda la caja, la fila crece.
- Conviene que la carta esté a la vista antes de llegar a la caja, para que el cliente llegue sabiendo qué quiere.
Muchos locales hacen las dos cosas: mesas, mostrador y pedidos para llevar. En ese caso, decide quién cobra cada cosa, y que cada venta quede registrada igual, sea en mesa o en mostrador.
Qué necesita el área de caja
Lo básico:
- Un dispositivo para registrar las ventas. Una computadora, una tablet o un teléfono con el sistema. Es lo que te dice cuánto debería haber en caja al cierre.
- Una impresora de tickets o comprobantes.
- Un cajón para el efectivo, con separadores para cada billete y moneda. Que cierre con llave.
- El terminal para cobrar con tarjeta.
- Los códigos QR de las billeteras digitales que aceptas, impresos y a la vista.
- Un fondo para vueltos fijo al empezar cada turno.
Según cuánto efectivo manejas:
- Un detector de billetes falsos, si recibes muchos billetes grandes.
- Una cámara que vea la caja, no al cliente. Sirve más para aclarar diferencias que para vigilar.
- Un lugar seguro para los retiros parciales durante el turno, si entra mucho efectivo en pocas horas.
Y lo que casi siempre falta:
- Un lugar para anotar los gastos y retiros del turno: la compra de último momento, el adelanto al repartidor. Si no se anota, al cierre parece un faltante.
- Enchufe y conexión estables. Si el sistema o el terminal de tarjetas se cae en hora punta, la caja se detiene.
Las funciones del cajero
Quien cobra no solo recibe dinero. Sus tareas en un turno:
- Abrir la caja con el fondo para vueltos y contarlo con quien entrega el turno.
- Cobrar cada cuenta y registrarla en el momento. No "después la paso".
- Entregar el comprobante que corresponde.
- Separar los pagos por forma de pago: efectivo, tarjeta, billeteras digitales, transferencias.
- Anotar cada retiro y cada gasto pagado con dinero de la caja.
- Avisar de anulaciones y descuentos, que solo se hacen con permiso.
- Cerrar la caja: contar el efectivo con quien recibe y comparar con lo que dice el sistema.
En un restaurante pequeño, muchas veces el cajero es el dueño, o un mozo que cobra cuando puede. Está bien. Lo que importa es que cada persona que cobra tenga su propio usuario en el sistema, para saber quién cobró qué.
Cómo evitar que la caja se vuelva un cuello de botella
- Que el pedido llegue a la caja ya registrado. Si el mozo toma el pedido en el sistema, la caja no tiene que volver a escribirlo: solo cobra.
- Separar la cuenta por productos sin calculadora. La mesa de seis que quiere pagar cada uno lo suyo no debería detener la fila.
- Aceptar varias formas de pago a la vista. Menos tiempo explicando, menos tiempo esperando vueltos.
- Retiros parciales en hora punta. Menos efectivo en el cajón, menos riesgo y menos tiempo contando al cierre.
- Un segundo punto de cobro en los días fuertes, si el local lo permite. Una tablet o un teléfono con el sistema puede funcionar como segunda caja.
Errores comunes
- Ponerla donde quedó espacio, sin pensar en la salida, el salón ni el paso de los mozos.
- Que cobre cualquiera sin usuario propio. Al cierre, si falta dinero, no hay forma de saber de qué turno o de qué persona.
- Volver a escribir en la caja lo que el mozo ya anotó. Es el doble de trabajo y el doble de errores.
- No tener dónde anotar los gastos del turno. El dinero que salió para el gas de emergencia aparece como faltante.
- Dejar el cierre para el final del día, cansado y apurado. Lo explicamos en cierre del día en un restaurante.
La caja funciona mejor cuando el pedido ya llega registrado y solo hay que cobrar.
whatbot funciona en la computadora, tablet o teléfono que ya tengas, sin comprar equipos. Los mozos toman el pedido desde la mesa, la caja cobra y divide la cuenta por productos, y cada persona tiene su usuario. Mira cómo en sistema POS para restaurantes, o escríbenos por WhatsApp.