Si estás buscando un sistema para tu restaurante, la palabra que más vas a leer es POS. Y vas a leerla para cosas distintas: el programa de la caja, el aparato de tarjetas, la pantalla del mozo.
Acá va qué es cada cosa, qué hace un sistema POS en un restaurante y qué conviene mirar además del cobro.
Qué significa POS
POS viene del inglés point of sale: punto de venta. Es el lugar, y el sistema, donde se registra una venta y se cobra.
Un sistema POS es el programa que registra cada venta:
- Qué se vendió y a qué precio.
- Cuándo y quién lo vendió.
- Cómo se pagó: efectivo, tarjeta o billetera digital.
Al final del día, eso te da cuánto vendiste y cuánto debería haber en la caja.
Qué hace un sistema POS en un restaurante
En una tienda, el POS es casi solo cobrar: pasas el producto, cobras, entregas. En un restaurante, entre que el cliente pide y paga pasan cosas:
- Toma el pedido en la mesa, en el mostrador o por teléfono.
- Lo manda a la cocina y a la barra, cada estación con lo suyo.
- Lleva la cuenta de cada mesa mientras el cliente sigue pidiendo.
- Cobra, dividiendo la cuenta si hace falta, con la forma de pago de cada uno.
- Emite el comprobante, si tu sistema factura.
- Cierra la caja al final del turno: lo que debería haber contra lo que hay.
Por eso un POS de tienda no suele servir en un restaurante: no tiene mesas, ni comanda a la cocina, ni cuenta abierta.
El POS de tarjetas no es un sistema POS
Esta es la confusión más común. Al aparato con el que el cliente paga con tarjeta también se le dice POS. Pero hacen cosas distintas:
| POS de tarjetas | Sistema POS | |
|---|---|---|
| Qué es | Un aparato del banco o de una empresa de pagos | Un programa |
| Qué hace | Procesa el pago con tarjeta | Registra la venta completa |
| Qué sabe | El monto cobrado | Los platos, la mesa, el mozo y la forma de pago |
| Qué te da al cierre | Cuánto entró por tarjeta | Cuánto vendiste, en total y por forma de pago |
Un restaurante suele tener los dos. Al cierre, lo que dice el POS de tarjetas tiene que cuadrar con lo que el sistema registró como pagado con tarjeta. Lo explicamos en cómo controlar la caja en un restaurante.
Qué necesitas para usarlo
- Un equipo donde corra el sistema. Algunos sistemas te obligan a comprar el suyo. Otros funcionan en la computadora, tablet o teléfono que ya tienes.
- Internet, si el sistema está en la nube.
- Para la cocina: una ticketera que imprime la comanda, una pantalla, o las dos. Lo comparamos en ticketera o pantalla de cocina (KDS).
- Para el efectivo: un cajón de dinero, si cobras mucho en efectivo.
- Para los mozos: un teléfono o tablet si van a tomar el pedido en la mesa.
Antes de comprar nada, pregunta qué funciona con lo que ya tienes.
En la nube o instalado
| Instalado en el local | En la nube | |
|---|---|---|
| Dónde están tus datos | En una computadora del local | En internet |
| Sin internet | Puede seguir funcionando | Necesita conexión |
| Ver tus ventas desde fuera | Difícil o imposible | Desde cualquier lugar |
| Si se malogra la computadora | Puedes perder los datos | Sigues desde otro equipo |
| Actualizaciones | Las instalas tú o un técnico | Llegan solas |
Ninguno es mejor para todos. Si en tu zona el internet se corta seguido, pregunta qué pasa cuando se corta. Si no estás todo el día en el local, ver las ventas desde fuera vale mucho. Lo explicamos en cómo manejar tu restaurante cuando no estás todo el día.
Cuándo necesitas uno
Si hoy trabajas con libreta y calculadora, estas son las señales:
- La caja no cuadra y no sabes por qué.
- Los pedidos se pierden o llegan mal a la cocina.
- El mismo pedido se escribe dos o tres veces: en la libreta, en la cocina y en la caja.
- No sabes cuánto vendiste hasta que alguien suma todo al final del día.
- Cobrar tarda, y en hora punta se forma cola.
Si ya tienes uno y te frustra, lee 5 señales de que es hora de cambiar tu sistema POS.
Lo que un POS no te dice
El POS sabe cuánto vendiste. Pero un restaurante puede vender mucho y perder dinero, porque lo que se juega está antes y después del cobro:
- Cuánto te costó cada plato. Si el pescado subió y tu precio no, el POS no te avisa.
- Cuánto se gastó del inventario, y si cuadra con lo que vendiste.
- Cuánto te queda después de pagar ingredientes, personal y alquiler.
Por eso, al elegir, conviene que el sistema haga el punto de venta y además conecte cada venta con el inventario y el costo de las recetas. El punto de venta es lo primero que tienes que resolver; solo que no es lo único. Te dejamos cómo comparar en cómo elegir un software para restaurantes y en cómo elegir un POS sin frustrarte.
Errores comunes
- Comprar un POS de tienda para un restaurante. No tiene mesas ni comanda a la cocina.
- Confundir el POS de tarjetas con el sistema. El aparato cobra; no te dice qué vendiste.
- Comprar equipos antes de elegir el sistema. Puede que no sean compatibles, o que no los necesites.
- Elegir solo por el precio mensual, sin preguntar qué cobra aparte: facturación, pantalla de cocina, usuarios.
- No probarlo con tu carta real. Una demo con diez platos no te dice cómo va a funcionar tu sábado.
Un sistema POS resuelve lo primero que duele en un restaurante: tomar el pedido, mandarlo a la cocina y cobrar sin errores. Lo que conviene preguntar es si además te dice cuánto te costó lo que vendiste.
whatbot es un software de gestión para restaurantes que incluye el punto de venta: pedidos desde el teléfono o la tablet, comanda a cada estación por ticketera o pantalla, cuenta dividida por productos y cierre de caja, además del inventario y el costeo de recetas. Funciona en la nube, en la computadora, tablet o teléfono que ya tienes, sin comprar equipos; necesita internet, y si se corta la luz del local puedes seguir desde el teléfono con datos. Lo explicamos en sistema POS para restaurantes. Escríbenos por WhatsApp y te mostramos cómo funciona en un restaurante como el tuyo.