Quedarte sin pollo un sábado a las 8 de la noche cuesta ventas. Tener 40 kilos en la cámara un martes cuesta dinero y merma. El punto de pedido es el número que te dice cuándo pedir para que no pase ninguna de las dos cosas.
Son cuatro números por insumo. Se calculan una vez, se pegan en el almacén y se revisan cada mes.
Los cuatro números
| Número | Qué es | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Stock de seguridad | El colchón para cuando vendes más o el proveedor se atrasa | Que no te quedes sin nada |
| Stock mínimo | El piso: lo que debería quedarte cuando llega el pedido | Una alarma visible |
| Punto de pedido | El nivel al que haces el pedido | Saber cuándo pedir |
| Stock máximo | El techo: lo que te cabe y puedes usar antes de que se malogre | Saber cuánto pedir |
En la práctica, stock mínimo y stock de seguridad suelen ser el mismo número. Verás los dos nombres según quién lo explique. Lo importante es la diferencia con el punto de pedido: el mínimo es el piso y el punto de pedido está más arriba, porque el pedido no llega al instante.
Lo que necesitas saber antes de calcular
Por cada insumo, tres datos:
- Consumo diario promedio. Cuánto usas en un día normal. Sale de tu inventario: consumo de la semana ÷ días que abriste. Si no lo tienes, empieza por ahí: lo explicamos en cómo hacer el inventario de un restaurante.
- Consumo diario máximo. Cuánto usas en tu peor día, normalmente el sábado o un feriado.
- Días de entrega. Cuánto tarda en llegar desde que pides. No el que promete el proveedor: el que de verdad cumple.
Y uno más para el máximo: cada cuántos días pides. Si el proveedor pasa los lunes, son 7.
Las fórmulas
- Stock de seguridad = (consumo máximo − consumo promedio) × días de entrega
- Punto de pedido = consumo promedio × días de entrega + stock de seguridad
- Stock máximo = consumo promedio × días entre pedidos + stock de seguridad
- Cuánto pedir = consumo promedio × días entre pedidos
El stock de seguridad cubre el caso en que, justo mientras esperas el pedido, vendes como en tu mejor día. Hay fórmulas más finas con estadística. Para un restaurante pequeño, esta alcanza.
Un ejemplo resuelto: el aceite
Las cifras son de ejemplo. La unidad es el litro.
- Consumo promedio: 6 L al día.
- Consumo máximo (sábado): 9 L al día.
- El proveedor entrega 2 días después del pedido.
- Pides una vez por semana: 7 días entre pedidos.
| Número | Cuenta | Resultado |
|---|---|---|
| Stock de seguridad | (9 − 6) × 2 | 6 L |
| Punto de pedido | 6 × 2 + 6 | 18 L |
| Stock máximo | 6 × 7 + 6 | 48 L |
| Cuánto pedir | 6 × 7 | 42 L |
Cómo se lee:
- Cuando te quedan 18 litros, haces el pedido.
- En los 2 días que tarda, consumes unos 12. Llega cuando te quedan 6: justo el stock de seguridad.
- Llegan 42. Vuelves a 48, el máximo.
- Si esos 2 días fueron como un sábado, consumes 18 y llega cuando te quedan 0. Justo, pero no te quedaste sin aceite.
Sin stock de seguridad habrías pedido con 12 litros. Con dos días de sábado te faltan 6 litros antes de que llegue el pedido.
Insumos frescos: el límite es la vida útil
Para el aceite, el arroz o las gaseosas, el stock máximo lo pone el espacio. Para el pescado, los mariscos, la carne o las verduras de hoja, lo pone cuántos días aguantan.
Ahí la lógica cambia un poco:
- Pides cada día o cada dos días. Los días entre pedidos son cortos y el stock máximo también.
- La cantidad sale de lo que esperas vender, no de un número fijo. Un martes no es un sábado.
- El stock de seguridad es chico o no existe: lo que sobra se convierte en merma. Lo explicamos en merma en restaurantes.
Una forma simple: anota cuánto usaste cada día de la semana durante un mes y pide según el día. Lo que usas los sábados no es lo que usas los martes.
Cómo llevarlo a la práctica
- Una hoja de mínimos en el almacén. Insumo, unidad, punto de pedido y proveedor. A la vista de quien revisa.
- Una marca en el estante. Una línea de cinta a la altura del punto de pedido: si las botellas o los sacos están por debajo, toca pedir.
- Un responsable y un horario. Alguien revisa la hoja todos los días a la misma hora, antes de que cierre el proveedor.
- Empieza por pocos insumos. Los diez que más te cuestan o que, si faltan, te obligan a sacar platos de la carta.
- Revisa los números cada mes. Si cambias la carta, abres un turno o entra la temporada alta, el consumo cambia.
Para saber cuánto deberías tener de cada insumo sin contar a cada rato, sirve el kardex.
Errores comunes
- Pedir "a ojo" cuando ves el estante vacío. Ya es tarde: el pedido tarda en llegar.
- Usar los días de entrega que promete el proveedor y no los que cumple.
- Calcular con el consumo promedio y olvidar el sábado. Por eso existe el stock de seguridad.
- Poner el mismo máximo a todo. Un saco de arroz aguanta meses; un kilo de pescado, un día o dos.
- No actualizar los números cuando cambias la carta o las ventas suben.
El punto de pedido depende de un dato que casi nadie tiene a mano: cuánto consumes de cada insumo.
En whatbot cargas la receta de cada plato, y al venderlo se descuentan sus insumos del inventario. Así sabes cuánto se consumió y cuánto te queda sin contar el almacén cada día. Mira cómo en software para restaurantes, o escríbenos por WhatsApp.