El kardex es una ficha por producto donde anotas cada movimiento: lo que entra, lo que sale y lo que queda. Con él sabes cuánto deberías tener de un insumo en cualquier momento, sin tener que contarlo.
Si haces inventario a fin de mes, ya sabes cuánto tienes. El kardex te dice cuánto deberías tener. La diferencia entre los dos es lo que se perdió en el camino.
Kardex e inventario no son lo mismo
| Inventario | Kardex | |
|---|---|---|
| Qué es | Lo que cuentas en un momento | El registro de cada movimiento |
| Te dice | Lo que hay de verdad | Lo que debería haber |
| Cuándo se hace | Cada semana o cada mes | Cada vez que algo entra o sale |
| Sirve para | Calcular tu consumo real | Saber el saldo y el costo sin contar |
Los dos se necesitan. El inventario sin kardex te dice cuánto consumiste, pero no cuándo ni por qué. El kardex sin inventario es una ficha que nadie comprueba.
Cómo hacer el conteo lo explicamos en cómo hacer el inventario de un restaurante. Este post va de la otra mitad: el registro.
Qué columnas lleva
Una ficha por producto, con:
- Fecha.
- Detalle: compra, salida a cocina, merma, ajuste por conteo.
- Entradas: cantidad, costo unitario y costo total.
- Salidas: cantidad, costo unitario y costo total.
- Saldo: cantidad, costo promedio y valor total.
Las columnas de dinero son las que hacen al kardex valorizado. Sin ellas solo sabes kilos. Con ellas sabes cuánto dinero tienes en el almacén y cuánto se fue en cada salida.
Cómo se valoriza: promedio ponderado
Cuando el precio de un insumo cambia de una compra a otra, ¿a qué costo sacas lo que usas? Hay dos métodos comunes:
- PEPS (primero en entrar, primero en salir): lo que sale se valoriza al precio de lo que entró primero.
- Promedio ponderado: cada compra actualiza el costo promedio, y lo que sale se valoriza a ese promedio.
Para controlar la operación de un restaurante, el promedio ponderado es el más simple: un solo costo por insumo, que se actualiza con cada compra. Es el que usamos en el ejemplo.
Si además necesitas el kardex para tus impuestos, el método y el formato los define tu contador según las normas de tu país. En algunos países la autoridad tributaria exige llevar un registro de inventario según el tamaño de la empresa.
Un ejemplo resuelto: el pollo de una semana
Las cifras son de ejemplo, en dólares. La unidad es el kilo.
| Fecha | Detalle | Entra (kg × costo) | Sale (kg × costo) | Saldo kg | Costo promedio | Valor del saldo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lunes | Saldo inicial | 10 | 3,00 | 30,00 | ||
| Lunes | Compra | 30 × 3,40 = 102,00 | 40 | 3,30 | 132,00 | |
| Martes | Salida a cocina | 16 × 3,30 = 52,80 | 24 | 3,30 | 79,20 | |
| Jueves | Compra | 16 × 3,60 = 57,60 | 40 | 3,42 | 136,80 | |
| Viernes | Salida a cocina | 20 × 3,42 = 68,40 | 20 | 3,42 | 68,40 | |
| Sábado | Merma (se malogró) | 2 × 3,42 = 6,84 | 18 | 3,42 | 61,56 |
Cómo salen los números:
- Después de cada compra, el costo promedio es el valor total dividido entre los kilos. El lunes: 132,00 ÷ 40 = 3,30. El jueves: (79,20 + 57,60) ÷ 40 = 136,80 ÷ 40 = 3,42.
- Cada salida se valoriza al promedio de ese momento, y el promedio no cambia con las salidas.
- El saldo es lo que deberías tener: 18 kg, que valen 61,56.
El conteo del domingo
El domingo cuentas el refrigerador y hay 17 kg. El kardex dice 18.
Falta 1 kg, que a 3,42 son 3,42 dólares. Parece poco. Pero es un kilo de un solo insumo en una sola semana, y ya descontaste la merma que sí se anotó. Es merma sin explicación: porciones de más, comida del personal sin registrar, mercadería que salió. Lo explicamos en merma en restaurantes y en robo hormiga en restaurantes.
Anotas un ajuste por conteo de 1 kg, para que el saldo del kardex vuelva a coincidir con lo que hay, y empiezas la semana siguiente desde 17.
Las salidas: el punto débil
Las compras son fáciles de anotar: llegan con factura. Lo difícil son las salidas. En la práctica hay dos formas:
- Salidas del almacén a la cocina. Cada vez que la cocina retira insumos, se anotan. Funciona si hay un almacén separado y alguien que lo controla.
- Salidas por venta. Cada plato vendido descuenta lo que lleva, según su ficha técnica. Es más preciso, pero a mano es imposible: cada venta mueve cinco o seis insumos.
La segunda es la que de verdad te dice si se está yendo mercadería. Por eso, en cuanto el kardex crece, conviene que lo lleve un sistema y no una hoja de cálculo.
Para qué insumos vale la pena
No hace falta llevar kardex de la sal. Empieza por los cinco a diez insumos que más te cuestan o que más se pierden:
- La proteína principal: pollo, carne, pescado.
- El aceite.
- Los licores, si tienes barra. Lo explicamos en pour cost.
- Los insumos caros que se usan en poca cantidad: quesos, mariscos.
Con esos cubres la mayor parte de tu costo y de tu merma.
Errores comunes
- Anotar las compras y no las salidas. El saldo crece en el papel y nunca coincide con el refrigerador.
- No hacer el conteo físico. El kardex dice lo que debería haber; sin contar, nunca sabes si es cierto.
- Corregir el saldo sin anotar el ajuste. La diferencia desaparece del papel y también de tus números.
- Mezclar unidades. Comprar por caja y sacar por kilo sin convertir.
- Llevar kardex de todo y abandonarlo al mes porque es demasiado trabajo.
El kardex de las salidas por venta es justo lo que no se puede llevar a mano: cada plato mueve varios insumos.
En whatbot cargas la receta de cada plato, y al venderlo se descuentan sus insumos del inventario. Así sabes lo que deberías tener y lo comparas con lo que cuentas. Mira cómo en software para restaurantes, o escríbenos por WhatsApp.