Todo lo que pierdes en la puerta lo pagas dos veces: en la factura y en el plato que no puedes servir. La recepción de mercadería son diez minutos con el proveedor delante. Es el único momento en que reclamar es fácil.
Cuánto puede costar no revisar
Un ejemplo con cifras de ejemplo, en dólares.
La factura dice 10 kg de pescado a 8 dólares: 80 dólares. Lo pesas fuera de la bolsa, sin hielo, y hay 9,4 kg.
- Faltan 0,6 kg, que son 4,80 dólares por entrega.
- Si te traen pescado tres veces por semana, son 14,40 a la semana.
- En un mes, unos 62 dólares. Por un solo insumo y un solo proveedor.
Y hay un efecto menos visible: pagaste 80 dólares por 9,4 kg, o sea 8,51 el kilo, no 8. Tu costo de ese insumo es 6,4% más alto de lo que crees, y tu food cost también.
Antes de que llegue el proveedor
- Horario de recepción. Que no llegue en plena hora punta, cuando nadie tiene tiempo de revisar.
- Un responsable por turno. Que sepa qué se pidió y tenga autoridad para rechazar.
- El pedido a mano. Se compara contra lo que pediste, no contra la factura que trae el proveedor.
- Balanza y termómetro. La balanza, revisada de vez en cuando con algo de peso conocido.
- Espacio libre en la cámara. Si no hay dónde guardar, lo refrigerado se queda afuera.
Paso a paso al recibir
1. Compara contra tu pedido
Producto por producto. Lo que no pediste no se recibe. Lo que pediste y no llegó se anota.
2. Pesa y cuenta
- Sin caja, sin bolsa y sin hielo. Si no puedes sacarlo, pesa el envase vacío y réstalo.
- Las cajas cerradas se abren. Al menos una por lote, para ver que adentro hay lo que dice afuera.
- Lo que se vende por unidad se cuenta. Huevos, botellas, latas.
3. Revisa la calidad
| Producto | Qué mirar |
|---|---|
| Pescado | Ojos brillantes, agallas rojas, carne firme, olor a mar y no a amoníaco |
| Mariscos | Conchas cerradas o que se cierran al tocarlas, sin olor fuerte |
| Carnes | Color parejo, sin olor ácido, sin superficie pegajosa |
| Pollo | Piel sin manchas verdosas, sin olor, sin líquido turbio |
| Verduras y frutas | Sin golpes, hongos ni partes blandas; hojas sin marchitar |
| Secos y envasados | Empaques cerrados, sin abolladuras, latas sin hinchazón |
4. Mide la temperatura
Como referencia común, lo refrigerado debería llegar a 5 °C o menos y lo congelado a −18 °C o menos, sin señales de haberse descongelado (escarcha gruesa, líquido congelado en el fondo). Las normas sanitarias de tu país pueden pedir otros valores: revísalas.
5. Mira las fechas de vencimiento
Que lo que llega dure más de lo que vas a tardar en usarlo. Un lácteo que vence en dos días no sirve si lo usas en una semana.
6. Revisa el precio
La factura contra el precio acordado. Las subidas de precio que nadie avisa son las que más mueven tu costo sin que lo notes.
7. Anota todo antes de que se vaya
Faltantes, devoluciones y diferencias de precio, escritos en la guía o la factura y firmados o confirmados por el proveedor. Lo que no se anota en la puerta no existe después.
8. Guarda de inmediato
Primero lo congelado, después lo refrigerado, al final lo seco. Lo nuevo va detrás de lo viejo, para usar primero lo que entró primero.
Qué hacer si algo no cuadra
- Rechaza en la puerta lo que llega en mal estado, a mala temperatura o vencido. Lo que aceptas ya es merma: lo explicamos en merma en restaurantes.
- Toma una foto del producto y de la balanza.
- Pide la nota de crédito o el descuento en la siguiente factura.
- No aceptes "te lo repongo mañana" sin dejarlo por escrito.
- Si se repite, cambia de proveedor o renegocia. Un proveedor que siempre trae de menos es más caro aunque su precio sea más bajo.
Una hoja de recepción simple
Una fila por producto, con:
| Fecha | Proveedor | Producto | Pedido | Recibido | Precio acordado | Precio factura | Temperatura | Observación | Recibió |
|---|
Con un mes de hojas ves qué proveedor falla más, en qué producto y en qué día.
Lo recibido es la entrada de tu inventario. Si llevas kardex, cada recepción es una línea de entrada con su precio real.
Errores comunes
- Firmar la factura sin revisar porque el proveedor está apurado.
- Pesar con hielo o con la caja. Pagas hielo a precio de pescado.
- Que reciba quien esté libre. Nadie sabe qué se pidió.
- Reclamar al día siguiente. Ya no hay cómo probar lo que llegó.
- Que la misma persona pida, reciba y cuente el almacén. Si algo falla, nadie más lo ve. Lo explicamos en robo hormiga en restaurantes.
La recepción es donde empieza tu inventario: si entra mal, nada de lo que viene después cuadra.
En whatbot cargas la receta de cada plato, y al venderlo se descuentan sus insumos del inventario. Así comparas lo que deberías tener con lo que cuentas, y si la recepción está bien hecha, la diferencia es merma real y no un error de la puerta. Mira cómo en software para restaurantes, o escríbenos por WhatsApp.