Respuesta corta: el prime cost es lo que gastas en ingredientes más lo que gastas en personal, como porcentaje de lo que vendes.
Prime cost = (ingredientes y bebidas + personal) ÷ ventas × 100
Como referencia general, conviene que no pase de 60% a 65%. Si vendes 10.000 al mes y entre comida y equipo se te van 7.000, te quedan 3.000 para alquiler, servicios, el contador, el sistema, y recién después tu ganancia. Casi nunca alcanza.
Por qué mirar los dos juntos
El food cost solo mira los ingredientes. Es útil, pero cuenta la mitad de la historia.
Ingredientes y personal son los dos gastos más grandes de un restaurante, y además están conectados:
- Si compras la papa pelada o las salsas listas, pagas más en ingredientes y menos en horas de cocina.
- Si haces todo desde cero, pasa lo contrario.
- Si sumas un ayudante para que la cocina salga más rápido, sube el personal, pero puede bajar la merma.
Mirando solo el food cost, cualquiera de esas decisiones parece buena o mala según el lado que mires. El prime cost te dice si el total mejoró.
La otra razón es práctica: el alquiler y los servicios casi no los puedes mover de un mes a otro. Ingredientes y personal, sí. El prime cost junta lo que está en tus manos.
Cómo calcularlo
Paso 1: Las ventas del mes
Lo que vendiste en el mes, del reporte de caja o del sistema. Usa el mismo criterio con los impuestos que en los costos: si los costos van con impuesto, las ventas también.
Paso 2: El costo de ingredientes y bebidas
No uses lo que compraste: usa lo que consumiste. La diferencia es el inventario.
Consumo = inventario inicial + compras − inventario final
Si compraste mucho a fin de mes, lo comprado no es lo gastado. Por eso este número sale de contar el inventario. Lo explicamos en cómo hacer el inventario de un restaurante.
Paso 3: El costo de personal
Todo lo que te cuesta el equipo en el mes, no solo el sueldo:
- Sueldos de cocina, salón, caja y limpieza.
- Horas extra y turnos de refuerzo.
- Los beneficios y aportes de ley que pagas por cada trabajador.
- La comida del personal, si se la das.
- Tu sueldo, si trabajas en el local. Aunque no te lo pagues, pon lo que le pagarías a otra persona por hacer lo que haces tú.
Lo que no entra: las propinas que deja el cliente y se reparten completas al equipo. Ese dinero no sale de tu bolsillo.
Paso 4: Suma y divide
Suma ingredientes y personal, y divide entre las ventas.
Un ejemplo resuelto
Un restaurante pequeño, en un mes. Las cifras son de ejemplo, en dólares.
| Concepto | Monto | % de las ventas |
|---|---|---|
| Ventas del mes | 10.000 | 100% |
| Ingredientes y bebidas consumidos | 3.400 | 34% |
| Personal (con beneficios y el sueldo del dueño) | 2.800 | 28% |
| Prime cost | 6.200 | 62% |
62% está dentro de la referencia. Le quedan 3.800 para todo lo demás.
Ahora, el mismo restaurante con dos cambios chicos: subió el aceite y el pollo, y se sumó un ayudante los fines de semana.
| Concepto | Antes | Después |
|---|---|---|
| Ingredientes y bebidas | 3.400 | 3.700 |
| Personal | 2.800 | 3.100 |
| Prime cost | 62% | 68% |
Seis puntos parecen poco. Son 600 dólares al mes que dejan de ser ganancia, con las mismas ventas. Si la utilidad era de 1.500, ahora es de 900.
Si quieres ver cómo se mueve tu ganancia con tus propios números, usa la calculadora de rentabilidad.
Qué prime cost es sano
La referencia general es hasta 60% a 65% de las ventas. Dentro de ese total, lo habitual es que los ingredientes estén entre 28% y 35%, y el personal se lleve el resto. Los dos números se compensan: un restaurante con ingredientes caros necesita un equipo más ajustado, y al revés.
Varía según el tipo de negocio:
- Donde el plato se arma rápido y hay poco servicio a la mesa, como un mostrador o una cafetería, el personal suele pesar menos.
- Donde hay mozos, cocina larga y horario extendido, el personal pesa más, y los ingredientes tienen que compensar.
- Donde el insumo principal es caro, como el pescado o la carne, los ingredientes pesan más.
Más que buscar un número exacto, mira hacia dónde va el tuyo. Un prime cost que sube un punto por mes durante seis meses es un problema, aunque todavía esté en 63%.
Qué hacer cuando se pasa
Primero, mira cuál de los dos subió. Después, actúa sobre ese.
Si subieron los ingredientes:
- Compara el food cost real con el teórico. Si la receta dice 31% y el mes te dio 35%, el problema no son los precios: es mercadería que se va. Empieza por la merma.
- Revisa los precios de los platos que usan los insumos que subieron. Te explicamos cómo en cómo ponerle precio a los platos de tu carta.
- Estandariza las porciones con una ficha técnica por plato.
Si subió el personal (lo desarrollamos en costo de mano de obra en un restaurante):
- Mira las ventas por día y por hora. Si tienes la misma gente el martes a las cuatro que el sábado a la una, hay horas pagadas en las que no entra nadie.
- Ajusta los turnos a los picos, no al horario de apertura.
- Revisa las horas extra. Si se repiten todas las semanas, no son extra: son un turno que falta organizar.
- Saca trabajo que no suma. Pasar comandas a mano de la mesa a la cocina, sumar la caja con calculadora, contar el inventario en un cuaderno: son horas de tu equipo que no se ven en el plato.
Lo que no conviene hacer: recortar personal en la hora punta para bajar el número. El prime cost baja un mes, el servicio empeora, las ventas caen, y al mes siguiente el porcentaje está peor que antes.
Cada cuánto calcularlo
Una vez al mes, al hacer el inventario, junto con el cálculo de cuánto ganó el restaurante.
Si quieres ir más fino, el personal lo puedes mirar cada semana: los turnos se ajustan más rápido que los precios.
Errores comunes
- Usar las compras en vez del consumo. Un mes en que llenaste el almacén va a parecer malo, y el siguiente, bueno. Ninguno de los dos es real.
- Dejar fuera tu propio sueldo. El negocio parece sano porque tú trabajas gratis. Si un día quieres delegar, los números no cierran.
- Contar solo los sueldos. Los beneficios y aportes de ley son parte de lo que te cuesta cada persona.
- Mezclar criterios con el impuesto. Costos con impuesto y ventas sin impuesto, o al revés, dan un porcentaje que no es ninguno de los dos.
- Mirarlo una vez. Un mes no dice nada. Tres meses seguidos dicen hacia dónde vas.
El prime cost necesita dos números que casi nadie tiene a mano a fin de mes: cuánto vendiste y cuánto consumiste de verdad.
whatbot te da las ventas del día, la semana y el mes, y descuenta el inventario con cada venta según la receta de cada plato. Escríbenos por WhatsApp y te mostramos cómo tener esos dos números sin armar la cuenta a mano.